Wir hatten bereits berichtet (hier nachzulesen), dass das mit dem 2. COVID-19-Gesetz (eigentlich handelt es sich dabei um ein „Gesetzespaket“) auch das Gesellschaftsrechtliche COVID-19-Gesetz (abgekürzt: COVID-19-GesG) ins Leben gerufen wurde. Dieses Gesetz regelt, dass Versammlungen von Vereinen auch ohne physische Anwesenheit der Teilnehmer durchgeführt werden können. Gleichzeitig regelt das Gesetz, dass die Details der Durchführung durch eine Verordnung der Justizministerin zu regeln sind. Et voilà: Heute ist diese Verordnung erlassen worden (BGBl II Nr 140/2020).
Hier nun die Regelungen im Detail:
Eines vorweg: Enthalten die Statuten bereits Regelungen über die Abhaltung virtueller Versammlungen, werden diese durch die neue Verordnung nicht berührt und gelten daher weiter – in den meisten Fällen werden jedoch solche Regelungen fehlen, daher muss dann auf die Verordnung zurückgegriffen werden.
Die Gesellschaftsrechtliche COVID-19-Verordnung (COVID-19-GesV) definiert die „virtuelle Versammlung“ als Versammlung, bei der alle oder einzelne Teilnehmer nicht physisch anwesend sind. Also auch bei der bloßen Zuschaltung einzelner Versammlungsteilnehmer gelten die Regeln für die virtuelle Versammlung.
Das COVID-19-GesV regelt nun, dass für die Einberufung und die Durchführung einer virtuellen Versammlung dieselben gesetzlichen oder gesellschaftsvertraglichen (also statutarischen) Regelungen einzuhalten sind wie für eine sonstige Versammlung dieser Art. Mit anderen Worten: Die Regeln der Vereinsstatuten über Einberufung und Durchführung der Versammlung (also insb die Fristen für die Einberufung und Antragstellung, Regeln zur Tagesordnung, Vorsitzführung, ggf Regeln über Wortmeldungen und Anträge, Abstimmungserfordernisse und benötigte Mehrheiten) sind einzuhalten. Sollten die Statuten aufgrund der Wortwahl auf die physische Anwesenheit abstellen (beispielsweise für die Abstimmung das „Handheben“ erfordern), sind diese Regelung an die virtuelle Welt anzupassen.
Virtuelle Versammlungen (sowohl für Vorstandssitzungen als auch Mitgliederversammlungen oder Sitzungen anderer Gremien) für sind unter folgenden Voraussetzungen zulässig:
- wenn eine Teilnahmemöglichkeit an der Versammlung von jedem Ort aus mittels einer akustischen und optischen Zweiweg-Verbindung in Echtzeit besteht (Mitglieder müssen also der Versammlung optisch undakustisch folgen können; durch die Notwendigkeit einer Zweiweg-Verbindung soll dem Teilnehmer die Möglichkeit gegeben werden, sich an die Versammlung zu wenden, er ist also nicht bloßer Beobachter);
- können oder wollen einzelne (oder maximal die Hälfte) der Teilnehmer der Versammlung nicht optisch und akustisch folgen, reicht es aus, wenn diese akustisch zugeschaltet werden;
- jedem Teilnehmer muss es möglich sein, sich zu Wort zu melden und an Abstimmungen teilzunehmen (auch hier gilt natürlich, dass nur jene Mitglieder teilnahme- und stimmberechtigt sind, die auch bei herkömmlichen Versammlungen diese Rechte besitzen).
Die Entscheidung, ob eine virtuelle Versammlung durchgeführt werden soll und welche Verbindungstechnologie dabei zum Einsatz kommt, ist von jenem Organ oder Organmitglied (in der Regel der Vorstand bzw. der Obmann/die Obfrau) zu treffen, das die betreffende Versammlung einberuft. Die COVID-19-GesV betont, dass bei der Entscheidung zur Durchführung einer virtuellen Versammlung sowohl die Interessen der Gesellschaft (des Vereins) als auch die Interessen der Teilnehmer angemessen zu berücksichtigen sind.
Im Rahmen der Einberufung ist anzugeben, welche organisatorischen und technischen Voraussetzungen für die Teilnahme an der virtuellen Versammlung bestehen. Wird eine der gängigen Video-Konferenz-Plattformen genutzt, ist beispielsweise der entsprechende Zugangs-Link anzugeben. Sollten weitere technische Voraussetzungen bestehen, muss auch darauf hingewiesen werden.
Wenn bei einer virtuellen Versammlung Zweifel an der Identität eines Teilnehmers bestehen, so muss die Identität „auf geeignete Weise“ überprüft werden. Sollte ein solcher Fall tatsächlich auftreten, wird wohl das betreffende Mitglied einen Ausweis in die Kamera zeigen müssen.
Für die Abhaltung einer virtuellen Mitgliederversammlung gelten folgende Sonderregelungen:
Hier reicht die bloße Möglichkeit der optischen und akustischen Verfolgung der Versammlung aus, sofern das einzelne Mitglied zumindest auf andere Weise in die Lage versetzt wird, während der Versammlung Wortmeldungen abzugeben und an Abstimmungen teilzunehmen. Das Mitglied muss also nicht laufend die Möglichkeit erhalten, sich einzubringen – es reicht aus, wenn es beispielsweise nach entsprechendem Hinweis oder Zeichen für eine Wortmeldung „Sprecherlaubnis“ erhält oder Fragen und Wortmeldungen schriftlich äußern kann.
Möglichkeit zur Umlaufbeschlussfassung
Sollte die virtuelle Durchführung der Mitgliederversammlung nicht möglich oder zweckmäßig sein, kann der Vorstand für Angelegenheiten, die einer Beschlussfassung durch die Generalversammlung bedürfen, die Durchführung einer schriftlichen Abstimmung der Mitglieder anordnen, auch wenn dies in der Satzung nicht vorgesehen ist. Für die Ankündigung der schriftlichen Abstimmung gelten die Vorschriften über die Einladung zur Generalversammlung sinngemäß. Zusätzlich sind konkrete Beschlussanträge bekannt zu machen und es ist den Mitgliedern Gelegenheit zu geben, dazu bis zu 72 Stunden vor der Abstimmung schriftlich Stellung zu nehmen und schriftlich Fragen zu stellen.
Die Fragen sind unverzüglich zu beantworten und zusammen mit den Antworten in gleicher Weise bekannt zu machen wie die schriftliche Abstimmung – wurden also zum Beispiel die Mitglieder per E-Mail über die schriftliche Abstimmung informiert, so sind die Stellungnahmen und Fragen auch per E-Mail zu übersenden – ggf mit einer Kommentierung durch den Vorstand.
Für die eigentliche Abstimmung ist den Mitgliedern zusammen mit der Ankündigung ein Stimmzettel zur Verfügung zu stellen, den sie ausgefüllt mit ihrem Namen und dem Abstimmungswunsch spätestens am Tag der Abstimmung zur Post geben (ggf auch direkt beim Verein) können, um wirksam von ihrem Stimmrecht Gebrauch zu machen.
Für dieses Prozedere kann der Vorstand auch die elektronische Form (also e-mail) wählen, doch muss dann sichergestellt werden, dass die Identität der Mitglieder zweifelsfrei festgestellt werden kann.
Sollten Sie Fragen zur konkreten Umsetzung bei Ihrem Verein haben oder – rechtliche wie auch technische – Unterstützung bei der Durchführung virtueller Versammlungen benötigen, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.